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宁波大学采购中心校内集中采购操作规程
2013-03-05 18:11  
一、前言

校内集中采购主要指政府采购范围以外,经校采购办核准批转的采购项目。采购方式参照公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价及单一来源等方式进行,但采购过程中的有关评标专家的聘请、资格要求、各环节时间安排等方面将充分考虑学校的采购成本和采购效率等实际情况,适当降低标准。规程重点贯彻“公开、公平、公正”这一阳光采购宗旨,以规范采购行为为目的。

二、必备条件

1、接到经校采购办核准的申购单据或其它形式传递的明确的采购任务;

2、采购过程中必须的项目需求描述(包括技术参数、规格、型号、配置、功能与作用的详细描述、服务条款、特种采购许可、供应商资质条件及工程类项目的设计图纸和造价预算等)

三、操作规程

1、采购任务的接受和落实。

中心收到采购任务(“必备条件”须满足)后,采购项目应在3个工作日内分解到人,并着手采购启动工作,如采购方式变更研讨、标书编制、采购公告发布、潜在供应商调查、采购需求资料核实等工作。中心主任为第一责任人。

2、采购方式的选择

采购方式一般采用以下二种途径进行选择。

(1)采购办批转的采购方式;

(2)实际操作中需要变更采购方式时,以招标文件条件为准;

采购方式一经公告,原则上不得更改,如确因实际情况变化必须更改采购方式,则应办理采购方式更改审批手续,由经办人提出更改理由,采购中心签署意见,国资处分管负责人审核签批。

3、采购公告的发布

经校采购办核准批转的采购项目,不论选择何种采购方式均需国资处网站采购公告发布后才可进行下一步骤的操作。公告发布时间不得小于5天。公告内容包括采购标的物名称、采购方式、采购时间、地点、联系人等。

4、潜在供应商的调研

采购公告发布后,采购经办人应着手潜在供应商的收集。收集方式包括:

(1)原有供应商资料库搜索;

(2)用户单位提供的供应商登记;

(3)采购公告发布后供应商主动联系后电话记录整理(公司名称、联系人、电话等);

(4)网上搜索到潜在供应商并进行过电话联系后记录汇总;

5、潜在供应商的选择

符合应标条件的供应商参与采购竞争原则上均应接受,考虑到采购项目的具体情况,可进行分别处理。

(1)市场竞争充分的工程维修项目,每次采购可在已备案企业中按次序通知3家以上参与竞争,未获通知而自愿参与竞争的同样接受其应标,并给予平等竞争地位。

(2)至截标时,潜在供应商不足两家的,原则上暂停采购,形成书面汇总情况备案,并与用户单位及校采购办沟通后决定下一采购程序。

(3)无论何种情况,开标前收到的投标书,在符合投标规范的前提下,均享有同等评标待遇(工程维修项目采购,未备案供应商应先交由归口部门进行资格审查,通过参与评标)。

6、标书的编制

标书的编制以公开、公平、公正为核心,标书不受文体格式限制,内容可视具体采购项目而定,对于标书中表述不明确的非原则性内容,开标前以采购中心解释为准。开标后以评标专家评议为准。

7、标书的发布

标书发布前应进行内部审核,并由审核人签名。如经办人认为有必要,标书还应提交用户单位书面确认。标书可以以纸质文件或电子信息文件发布,但采购中心内部必须保留一份经审核人签名的纸质标书存档。

8、投标邀请函的发送

根据采购项目的具体情况,在采购目标明确的前提下,经办人可以给潜在供应商发送投标邀请函。邀请函可以纸质函件、电子信息或电话等形式发送,一个项目至少向两家以上供应商发出。供应商参与竞标时,在符合采购条件的情况下有无投标邀请函应平等对待。

9、标书资料费的收取

根据具体采购项目的不同,采购中心可以向投标供应商或中标供应商收取标书资料费。收费依据可参照学校的有关规定及有关部门的核算标准。收费手续由处综合岗位工作人员办理,作为学校财务的代理定期向财务交款。

10、标书的接收

除开标会现场会递交的标书外,其它时间收到的标书均应作好登记,并妥为保管。未加密封的投标书或电子信息投标书均不予受理。

11、评标技术人员的聘请

当应标供应商预计在三家以上时,按学校有关规定作好评标技术人员的预约聘请。评审人数一般为3人或5人,根据采购项目的具体情况,用户单位评审代表可包含1至2人。小额采购项目,项目责任人提供专家建议名单,采购中心主任审核,并负责聘请评标专家;招商或重大服务采购项目由采购中心提供建议专家名单,主领导审核后,按2:1建议名单交校监察处抽签决定。

一般情况下,采购中心及国资处工作人员不参与具体采购项目的评审打分。

12、开标会的组织

开标必须按预定地点和时间进行,开标会至少有主持人、唱标和监标人等三人以上参加。供应商和评标人是开标会的自愿参会代表。

13、投标保证金的收取

根据采购项目的具体情况,开标前可向投标人收取标书规定的投标保证金,收取的保证金在参会人员可监控的视线范围内存放,不开发票,评标结束后返还,中标供应商的保证金转为履约保证金,并交由学校财务开具收据。如果需要事后公示中标结果时,则需给每一投标人开具收据。

14、开标和唱标的范围

开标前应对投标书进行密封检查,开标前如无特殊说明,商务标和技术标的开封不分前后。除非在招标文件中有明确的表述,邮递收到的投标书和供应商代表直接送达的投标书均为平等开标、唱标。

15、评标期间的保障性要求

评标应在相对独立的场所进行。评标开始前,采购经办人可将采购项目的需求情况和开标情况作一简单介绍,并向每一位评标人员提供投标资料和打分表,确保评审人员能独立评审。评标期间除监察人员和工作人员外,评标室不允许无关的人员进入。

16、供应商的答辩

因评审人员的质询,供应商就投标书中不明确的内容进行的答辩,可安排供应商代表现场解释,也可通过电话远距离联络,无论哪种形式,最终以现场承诺书或远距离联络后的传真承诺为准。

17、评标技术人员的酬金发放

根据评审的工作量情况,评审结束后,采购中心可向每位评审人员发放评审酬金。用户单位的评审人员原则上不发酬金。

18、中标公示的发布

评审结束后,中标结论可在供应商返回前宣布,也可事后在固定网站发布。如为前者,且投标供应商全部到场的前提下,中标结论宣布后至次日下班前,无投标商投诉情况出现,即可向中标供应商发送中标通知书。如通过固定网站发布,公示期以发布的内容为准。

19、中标通知书的发送

中标通知书可以电子邮件、电话和纸质文件形式发送。

20、采购合同的签订

采购合同应在中标通知书发送以后签订。合同签订程序按学校有关规定执行。

21、合同的履行和保管

合同签订后应及时提交用户单位和有关归口部门,并密切配合有关部门处理和解决履约中遇到意外情况。所有采购合同均应保留一份正本交由处综合岗位人员存。

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