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宁波大学采购实施细则(试行)
2013-03-05 18:10  
第一章 总 则

第一条为了规范由校采购中心组织实施的各类采购活动,根据《宁波大学采购管理办法》等有关规定,制定本细则。

第二章 采购实施的要求和流程

第二条我校的采购组织形式分为政府采购和学校采购。政府采购项目分为集中采购和分散采购;学校采购分为校内统一采购和申购用户自行采购。

第三条政府采购项目,由校采购办公室代表学校定期向宁波市政府采购申报,根据市采购办的批复情况,分别委托宁波市政府采购中心和社会采购代理机构组织实施。

校采购中心代表学校联系政府集中采购机构和社会采购代理机构,负责沟通用户需求、提供技术参数、审核采购文件资料、答复问题、签订采购合同等工作。

第四条校内统一采购分为公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购五种采购方式。各类采购方式经校采购办批准后,校采购中心将按以下流程进行采购。

(一)公开招标流程为:校采购办下达采购任务→归口管理部门起草招标文件→审核或会审招标文件→校采购中心发布采购信息公告→聘请评标专家,组织招标会,确定中标人→公示中标结果→签订采购合同。

(二)邀请招标的邀请对象(3家及以上)一般由申购用户在申购时推荐拟邀请的供应商名单,采购中心负责邀请。邀请招标的后续工作流程与公开招标流程一致。

(三)型号规格不统一的家具类采购或符合《政府采购法》第三十条规定的其它采购可选择竞争性谈判方式采购。采用竞争性谈判的,谈判小组可以根据参加谈判供应商的情况和对谈判文件的响应程度,分轮与供应商进行协商谈判,但谈判轮次一般不得超过3轮;如果参与响应的供应商过多亦可采取逐轮淘汰的办法,最后一轮的入围供应商应不少于2家;谈判要点、程序、轮数和入围成交标准等应当在谈判文件中明确。竞争性谈判的其他流程参照本细则规定进行。

(四)采用询价方式采购的,按照宁波大学网上竞价采购流程进行。

(五)申购用户自行采购的项目,校采购中心根据实际采购情况予以协助或配合。

第五条采购方式的变更应符合以下条件:

(一)采购响应截止时间止或评审期间,出现参与采购响应或者对采购文件作出实质性响应的供应商不足三家的情况。如果采购文件没有不合理条款,采购信息公告及相关程序符合规定,可以按原采购方式继续进行采购活动。如果供应商报价未作公开,且能达到两家供应商竞争的,经所有参与响应供应商书面确认,亦可按竞争谈判程序继续组织采购,采购结束后,报校采购办备案。实质性响应的供应商只有一家的采购项目和重大采购项目不适用本条规定。重大采购项目指校内影响大、涉及学生群体利益、关系学校形象的采购项目及采购预算金额30万元以上的校内采购项目。

(二)采购响应截止时间止,出现采购响应供应商只有一家的情形,如果原采购文件没有不合理条款,采购信息公告及相关程序符合规定,可在原采购信息基础上,延期公示3个工作日继续征集供应商,响应的供应商仍只有一家的。由校采购中心出具情况说明,采购用户向校采购办提交采购方式变更申请。

第三章 采购文件制作和发放

第六条采购文件(招标书)组成和需求

(一)采购金额10万元以上的采购都应制作采购文件。采购文件由归口管理部门编制初稿,校采购中心审核和定稿。如果采购文件的编制人与审核人的意见不一致,应由校采购中心、采购归口管理部门和申购用户三方会审。

(二)采购文件一般应当包括 “采购公告和采购文件修改澄清、采购文件编制和提交采购响应文件须知、项目技术规范和服务要求、采购合同的一般和特殊条款、应提交的有关格式范例”等五部分内容,法律法规另有规定除外。

(三)采购项目的供应商资格条件、主要配置或技术需求等应当由申购用户负责提出,归口管理部门负责对其合法性和合理性审查,也可委托专业人员进行论证或公开征询供应商意见,并对其审查结果负责。对不合法或带有倾向性的不合理条件,归口管理部门应当予以纠正。

参与工程维修类项目投标的承包商原则上应预先经归口管理部门审核,并由校采购中心备案,具体项目采购的供应商资格条件以招标文件为准。

(四)应根据采购项目的类型进行科学组合采购,同一目录或类型的采购项目,应当归集后合并采购或分若干品目一并采购;集成系统项目一般情况下不得分拆成几个采购项目,但可分若干品目一并采购。

第七条采购文件中必须明确并细化有关采购需求、报价内容及要求、评审成交标准、验收标准等内容,制定标准应遵守政府采购的有关法律法规相关规定及以下原则:

(一)对通用的或技术成熟的产品制定技术需求,应基于满足使用的性能要求,一般不得将某些特性的或特征的设计或描述编入技术需求。

(二)如果采购项目存在有国际、国家标准或者具有普遍约束力的行业标准,应根据公认的标准制定技术需求。对在标准框架内容允许的技术参数偏差,不应作为无效响应的条件。

(三)要求供应商作实质性响应的有关技术和商务条款,应当在该条款前以“★”等标识或以文字明示,并在采购文件中予以说明;没有明示或说明的应视为非实质性条款。非实质性条款应当规定允许偏差的最大范围和最高项数,以及对这些偏差进行调整的办法和评分标准。

(四)如果不能准确或清楚地描述采购要求,需引用特定产品的标准进行需求规定,应用“相当于”的技术需求描述,但不得出现排除有效竞争的技术细则和条件。

(五)采购文件不得要求或标明特定的产品品牌和供应商进行采购,如果因特殊情况需标明相关特定品牌的,经批准,可标明互相有可比性的品牌不得少于3个,标明的需求应用“相当于”来描述,同时还应标明其他能满足本项目需求且技术性能相当于所描述的标明产品的亦可以参加采购活动。单一来源采购项目和特殊采购项目除外。

(六)采购文件中的商务报价要求应清楚明晰,报价口径的要求应严谨统一。如果因报价要求描述不清楚导致供应商理解不一,报价口径不一,或对于采购项目而言存在明显的报价缺失,而采购文件中又不具有相应的合理的解释条款,采购活动应终止。

(七)采购文件中供应商资格条件的设置应满足充分竞争的要求;资格、资质条件要有普遍约束力,区域性或有限影响力的资质条件不能作为实质性响应的条款;注册资金和业绩条件应与采购项目总体规模相适应,条件的设置应体现有利于提高采购质量和符合竞争的合理性。

第八条认定响应文件“无效”的具体条件如下:

(一)未按采购文件规定提供保证金的;

(二)未按采购文件要求的递交时间、格式及相关要求进行采购文件递交的;

(三)未按采购文件规定的实质性响应条款作出正确响应的;

(四)明显不符合采购需求的技术规格和标准的;

(五)采购响应文件未依法签字和加盖公章的;

(六)采购响应有效期不符合采购文件要求的;

(七)采购响应文件附有申购用户不能接受的条件的;

(八)不符合规定的资格条件的;

(九)采购项目预算金额公开而报价超预算,申购用户不能支付的;

(十)评审组一致认为报价明显不合理的;

(十一)法律法规规定的其他应作无效响应的。

上述规定以外的无效采购响应文件的认定,必须在采购文件中明示或说明,否则评审时不能作“无效”处理。

第九条除单一源采购方式外,校内统一采购活动的采购信息必须在宁波大学采购网或者宁波市政府采购网发布,采购公告时间不得少于7天。采购文件自开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止,不得少于5日。

采购信息公告的内容应包括采购项目基本信息、采购活动基本要求以及参与采购活动的渠道、地点、时间、申购用户信息、应告知供应商的权利和义务等。

校内统一采购的结果都必须在宁波大学采购网公告,中标结果公告时间不得少于3个工作日。

第十条采购文件发放

(一)采购文件公开发放时间一般不得少于2个工作日;采购文件发放截止时间之后有潜在供应商提出要求获取采购文件的,校采购中心应允许其获取。

(二)采购文件发放应采用供应商单独分开登记或一个供应商一份登记表的登记的方式,没有资格条件审核的采购文件可采取网上直接下载的方式。校采购中心应当做好保密工作,防止已获取采购文件的供应商信息泄露。

第十一条校采购中心对已发出的采购文件进行必要的澄清和修改时,应当在招标公告规定的投标截止时间前2工作日,以书面形式或在规定信息发布网站上通知所有招标文件受收人。

第四章 采购评审

第十二条采购评审员聘用

(一)本细则所称的评审组包括公开招标的评标小组和非招标采购的评审小组。评审组负责采购活动评审,向申购用户推荐中标、成交候选人。

(二)评审组由校采购中心负责组建,校采购中心在校采购评审员库中随机抽取评审员。校采购评审员库不能满足需求的,可由申购用户和其它相关部门推荐1.5至2倍的备选名单,由校采购中心随机确定所需评审员。评审组成员名单在中标、成交结果确定前应当保密。

(三)评审员抽取时间应在采购响应截止时间前24小时内进行。

(四)采购方式的评审组成员人数应当为3人及以上单数,重大采购项目的评审组成员应当为5人及以上单数,其中技术、经济等方面专业人员人数不得少于三分之二。

(五)评审组成员的评审活动应当独立进行,并应当遵循采购响应文件初审、澄清有关问题、比较与评价、确定中标、成交供应商、编写评审报告的工作程序。

(六)如果评审组成员与参加校内统一采购活动的供应商有利害关系,应依法回避。

第十三条采购仪式

(一)采购(包括招标、谈判、询价,下同)仪式由校采购中心主持,邀请申购用户和供应商派代表参加,申购用户和供应商如不派代表参加采购仪式,事后不得对采购相关人员、仪式过程和唱读结果提出异议。

(二)采购仪式及评标、询标或谈判等活动现场情况,校采购中心应当按进程予以详实纪录,对采购现场出现的争议及其解决情况等应予客观反映。采购记录应由记录人和监督人签字确认后与其他采购文件资料一并存档备查。

第十四条评审准备会

(一)校采购中心应组织召开评审准备会,讲解本次采购项目的基本情况、评审程序、评审办法以及应注意的工作纪律;

(二)申购用户代表在评审准备会中应详细讲解本次采购项目的技术参数、标准和商务条款,但讲解的内容不得超越采购文件规定的框架范围,也不得发表带有倾向性或歧视性的意见;

(三)在评审准备会上选举产生评审组组长。组长负责组织评审组成员按采购文件规定实施采购评审工作以及与校采购中心协调的相关事项。申购用户代表不得担任评审组组长。

第十五条评审工作纪律和原则

(一)评审场地只限于评审员、校采购中心人员、监督人员以及因评审组需要进行陈述申辩的供应商,其他无关人员一概不得进入评审场地;进入评审场地人员必须遵守场内纪律,关闭个人通信工具,不得随意进出和不得利用任何形式干扰或影响评审人员的独立评审,发现存在问题应以书面形式提交校采购中心。

(二)评审工作应当遵循公平、公正、科学、择优的原则,评审过程中不得违背采购文件规定的评审程序或采用采购文件未载明的评审方法或评审因素进行评审。

(三)评审组在评审过程中发现的问题或需要统一的标准、口径,而采购文件中又找不到合理解释条款的,应当通过集体表决的方式及时作出处理或者向校采购中心提出处理建议,并作书面记录。

(四)采购响应文件初审包括资格性检查和符合性检查。评审应遵循采购文件的有关要求。

第十六条评审标准的制定应遵守政府采购的有关法律法规相关规定及以下原则:

(一)评分细则应当在采购文件中明确,已作为资格条件的相关条款不得列为评分因素。采购项目评审办法可分为最低评标价法、合理低评标价法、综合评分法、性价比法和其它方法。

(二)最低评标价法根据采购项目特点实现二种方法:一是只进行技术、质量、服务的符合性审核,凡能满足采购文件规定的实质性要求的,以供应商最低报价为中标、成交供应商(亦可对技术、质量、服务进行评分,但分值只作为报价相同时确定中标、成交供应商的附属依据);二是对有效响应的供应商提供的产品,用相应的价格修正要素对不同产品的服务、质量、技术偏离等要件进行了修正,致使不同产品的技术、服务和质量约当相等(也可只就服务、质量修正,技术只作符合性审核),以修正后的最低报价的供应商为中标、成交供应商。

(三)合理低评标价法:在所有有效投标报价中去掉一个最高报价和一个最低报价后的算术平均值的负接近投标报价为评标基准价。经评审按照得分由高到低的排序方式,确定中标候选人的评标方法。

(四)综合评分法中的价格评审原则上统一采用低价优先法计算,以满足采购文件要求且报价最低的报价为评分基准价。同类货物在不同次的采购项目中采用的综合评分法,原则上应采用同一的评审因素和评分标准。

(五)竞争性谈判和询价采购方式的评审办法原则上适用最低评标价法。对未明确技术细节或对技术需求需作相应调整的竞争性谈判采购项目,以及技术和服务要素难以量化的竞争性谈判或询价采购项目可以根据实际情况采用其他评审办法。

(六)其它方法:按照有利于学校管理,符合公平、公正的原则,可以综合使用上述方法或采用国家法规中规定的其它评标方法。

第十七条澄清问题和比较与评价

(一)评审组应当按采购文件规定的评审程序、评审方法和评分标准进行评审,并对评审结果负责。评审组不得擅自修改调整采购文件,但评审时如发现采购文件的有关条款、标准以及评审办法与有关法律法规相违背或存在明显错误的,应当书面向校采购中心提出,经采购单位和所有响应供应商签字同意后,可按修改调整后的条款进行评审。为此,供应商可以撤回其递交的采购响应文件。

(二)校采购中心应当对各评审人员的评分情况和评审意见进行合理性和合规性审查。如发现评审人员的评审意见带有明显倾向性,或不按规定程序和标准评审、计分的,或评审计分值最高及最低的,应当要求评审人员进行书面澄清和说明,并提请评审小组组长签署审核意见以备查;评审人员拒不接受校采购中心审查和评审小组组长审核意见的,校采购中心应向校采购领导小组报告并予以处理。

(三)评审时,评审组应当对照采购文件规定的条件和标准,对采购响应文件提供的主要技术参数、商务报价和其他评审要素等,评审员应逐项进行审查、比较,不得漏评少评。如发现与采购文件要求相偏离的,应对其偏离情形进行必要的核实,并在工作底稿中予以说明;如属于实质性偏离或符合无效响应条件的,应当询问供应商,并允许供应商进行陈述申辩,但不允许其对偏离条款进行补充、修正或撤回。

(四)评审时如发现供应商的报价明显高于其市场报价或低于成本价的,应要求该供应商在评审小组规定的时间内书面说明并提供相关证明材料。该供应商不能合理说明原因并提供证明材料的,评审小组应将该供应商的采购响应文件作无效处理,同时校采购中心应将该情况报校采购办公室,并视情将其列入不良供应商名单。

(五)评审结束后,评审组应当向校采购中心提交项目评审报告。评审报告是采购单位确定中标成交供应商的合法依据,评审组应当如实、客观地反映评审情况,按综合得分最高或报价最优依次排序推荐中标成交候选供应商,并重点对候选供应商的技术、服务和价格等情况进行评价和比较。如排名第一的中标成交候选供应商报价为最高报价的,评审报告中必须对其报价的合理性等进行分析和特别说明。

(六)各评审人员应当独立、客观、公正地提出评审意见,不得带有倾向性,不得影响其他人员评审,并在评审报告上签字;如对评审报告有异议的,可以在报告上签署不同意见,并说明理由,否则将视为同意。

第五章 采购结果确认和合同签订

第十八条采购结果确认

(一)校采购中心应当根据评审组推荐的顺序确定中标成交供应商,不得在评审组推荐的候选供应商以外确定中标成交供应商。但法律法规另有规定和出现下列情形之一的除外:

1.排名第一的候选供应商,因自身原因放弃中标成交或因不可抗力不能履行合同的;

2.提供的货物在完全能够满足采购需求的前提下,排名第二的候选供应商报价低于排名第一的20%(含)以上的;

3.经质疑和投诉,校采购中心审查确认因排名第一的候选供应商在本次以及以往的采购活动中存在违法违规行为、不良记录或其他原因使质疑和投诉成立的。

(二)校采购中心确定排名第一以外的候选供应商为中标成交供应商的,应当在确定前向国有资产管理处负责人报告说明。

第十九条采购合同签订

(一)中标成交供应商确定后,校采购中心应当按《宁波大学合同管理规定》的规定及时与供应商签订采购合同。

(二)采购用户及归口管理部门应当要求供应商严格按采购合同履约,将不按规定履约的供应商和违反承诺行为的供应商记入不良供应商名单。

第二十条参与采购响应的供应商在法定期限内向校采购中心就采购过程、评审结果提出书面质疑,无论质疑内容是否有理,校采购中心都应在收到供应商书面质疑后7个工作日内作出书面答复,但答复内容不得涉及商业秘密及其他应保密内容。匿名或不按规定时间提出的质疑,校采购中心可不予答复。

第二十一条校采购中心应设专人进行采购档案管理,并建立档案管理制度和提供合适的档案保管场地。其中基本建设项目的资料,由负责基本建设项目的归口管理部门归档。

第六章 附 则

第二十二条本细则经国资处全体会议通过,自颁布之日起施行。

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